בחודשים האחרונים, ובזמן קורונה, אנחנו עדים למגוון הגבלות ודרישות במסגרת שמירה על בריאות הציבור. רבים מאיתנו עובדים מהבית, אך יש כאלה שמגיעים לעבודה במשרד. לא משנה מהו מקום העבודה שלכם, אתם ככל הנראה תיתקלו במסמך המחויב היום להיות מוצב בכל בית עסק – טופס הצהרת בריאות.
הרשו לי לשאול אתכם משהו, הטופס שאתם ממלאים, הוא על גבי נייר?
אנחנו בשנת 2020, איך ייתכן שאנחנו עדיין משתמשים במסמכים כתובים אותם נדרש למלא כל יום? לא נראה לכם קצת מיותר?!?
אז מה אפשר לעשות אתם שואלים? שאלה מצוינת. פה נכנסת האוטומציה לתמונה. ואני אתחיל מהסוף, ואתן דוגמה. דמיינו לעצמכם מצב שבו, בכניסה למשרד, במקום ערימת הטפסים הריקים למילוי, מחכה לכם ברקוד אותו אתם סורקים.
לאחר שסרקתם אותו בעזרת המכשיר הנייד שלכם, אתם מגיעים לדף נחיתה בו עליכם למלא את הפרטים שלכם, לסמן כי אינכם משתעלים, או סובלים מחום ושאר תסמינים, ובסיום אתם יכולים גם לחתום בכתב ידכם על גבי המכשיר.
הפרטים שאתם ממלאים מגיעים למאגר אחד מרוכז, השומר את כלל הטפסים שמולאו.
מה בעצם אנחנו מרוויחים כאן?
- להיות ארגון נאמן לאיכות הסביבה, לחסוך בדפים, ולשמור על יערות הגשם.
- זמינות דיגיטלית של הצהרת הבריאות לא רק לעובדי החברה אלא גם לאורחים.
- איסוף הצהרות הבריאות נעשה באופן אוטומטי ונשמר, כך שיהיה נגיש וזמין.
- מנהלי המשרד יכולים להישאר מעודכנים בהצהרות שמולאו או לקבל התראות על כך בזמן אמת.
נשמע לכם מעניין? בואו נראה איך זה קורה בפועל בתוך המערכת.
- נתחיל מיצירת שדות מותאמים אישית הרלוונטיים להצהרת הבריאות.
- נוסיף קבוצת שדות חדשה בשם “התו הסגול”,
- בתוך קבוצה זו ניצור שדה מסוג רשימה, בשם “הצהרת בריאות”, עם הערכים הבאים:
“לא הייתי במגע עם חולה קורונה מאומת בשבועיים האחרונים”
“אינני סובל/ת משיעול”
“חום גופי אינו עולה על 38 מעלות מבדיקה שעשיתי הבוקר”
- נוסיף שדה מסוג *חתימה, בשם: “חתימה על הצהרת בריאות”.
*השדה הנו פיצ’ר מיוחד בתשלום נוסף לרשיון המערכת. ברשיון מערכת פנים ארגוני (HR) הוא חלק אינטגרלי מהפיצ’רים שמקבלים.
- ניצור דף נחיתה (קמפיין לסמארטפון) ובו השדות הנ”ל – שם פרטי, משפחה, מייל, נייד, הצהרת הבריאות וחתימה.
- לאחר מכן נבחר באופציית “אפשרויות לפרסום” ונשמור את ה-QR CODE
- את ה-QR CODE ששמרנו נדפיס ונציב בכניסה למשרד כפי שראינו למעלה.
אם נרצה שכל מילוי טופס יגרור שליחת מייל/סמס לממלא הטופס, ניתן ליצור אוטומציה ובה הטריגר יהיה רישום מדף הנחיתה הנ”ל. לאחר מכן שליחת מייל או סמס ובו אישור הפרטים של המשתמש והודעת תודה.
בנוסף, אפשר לחבר “התראת מנהל” דרך סמס או מייל לתיבה שיתופית, כדי להשאיר את מנהל/ת המשרד בתמונה. כל זאת ניתן לראות בתמונה המצורפת מטה:
אם נרצה לראות את כלל האנשים שמילאו את הטופס נוכל לעשות זאת באמצעות לחיצה על מספר ההרשמות שבעמוד הקמפיין לסמארטפון
כך נגיע לעמוד בו מופיעים כלל האנשים שמילאו את טופס הצהרת הבריאות לאורך כל פעילותו.
נניח ואני רוצה לראות מתי “מתן” מילא את הטופס, פשוט ארשום את שמו בשורת החיפוש, אדאג שבין השדות המוצגים בטבלה יהיה את “תאריך ההרשמה”, והנה לנו כל הפעמים בהן “מתן” מילא את הצהרת הבריאות.
טיפ למתקדמים
אם נרצה לאסוף את כלל הטפסים שמולאו לגיליון אלקטרוני דינמי (כלומר ללא הצורך לייצא אותו בכל פעם), ניתן לעשות זאת דרך אינטגרומט.
פשוט יוצרים טריגר של smoove בשם WATCH NEW LEAD ואליו מחברים פעולה של GOOGLE SHEETS בשם ADD NEW ROW.
הגיליון ב-GOOGLE SHEETS אותו חיברתם, יתמלא באופן אוטומטי ללא התערבות. דרך הגיליון הנ”ל אפשר לבצע פעולות נוספות כמו עיצוב מותנה, טבלה המרכזת את כמות מילוי הטפסים עבור כל עובד, התראה על מועד מילוי מאוחר וכיו”ב. דוגמה לכך ניתן לראות בתמונה המצורפת.
המשיכו להישאר בריאים, ותזכרו שאנחנו כאן בשבילכם לכל שאלה.